Năm câu hỏi chủ quán hay gặp nhất về nhân sự và bếp
Nếu bạn đang điều hành một quán vừa và nhỏ, gần như chắc chắn đã từng đứng trước một trong năm câu hỏi dưới đây. Chúng tôi tổng hợp từ rất nhiều tình huống thực tế khi làm việc với các chủ quán, nên mỗi câu đều được trả lời thẳng, kèm lý do để bạn tự đối chiếu với quán của mình.
Tiêu chí chọn năm câu này khá đơn giản. Đó là những câu xuất hiện thường xuyên và ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu cũng như chất lượng món. Một đầu bếp nghỉ giữa mùa đông không chỉ là chuyện tuyển người, mà còn là món chủ lực bị chậm, khách phàn nàn và đơn online bị hủy.
Bài viết này phù hợp nhất với hai nhóm người: chủ quán mới mở còn lúng túng trong việc quản lý đội bếp, và các quán gia đình đang tự tay xoay xở mọi việc từ lương đến kho.
Câu 1: Nên trả lương nhân viên bếp theo ca hay theo tháng?
Nói dễ hiểu, trả theo ca là tính công theo số giờ hoặc số ca thực tế đi làm, còn trả theo tháng là một mức lương cố định bất kể quán đông hay vắng. Hai cách này không đúng sai tuyệt đối, chỉ khác nhau ở chỗ ai gánh rủi ro biến động khách.
Quán đông khách vào giờ cao điểm thường nên tính theo ca, kết hợp thưởng theo doanh số. Lý do là lượng khách lên xuống theo từng khung giờ, nếu trả cố định thì những ngày vắng bạn đang trả tiền cho công việc không cần thiết.
Ngược lại, quán ít biến động, khách đều quanh năm thì trả theo tháng giúp nhân viên yên tâm hơn, và bạn dễ lên kế hoạch chi phí. Bạn cần kiểm chứng mức lương thị trường tại khu vực trước khi áp dụng, vì mặt bằng lương mỗi nơi chênh nhau khá nhiều.
Làm sao để đầu bếp gắn bó lâu dài với quán?
Đầu bếp hay bỏ quán giữa chừng, và nguyên nhân thường không nằm ở tiền thuần túy. Thông thường là ca làm xáo trộn không báo trước, lương có khoản không rõ ràng, hoặc không thấy mình đi được đến đâu trong nghề.
Cách chúng tôi thường khuyên là phân một phần ca cố định cho từng người, để họ biết trước lịch sống của mình. Đồng thời, nên có quy trình đánh giá định kỳ và lộ trình thăng tiến viết ra giấy, chẳng hạn từ sơ chế lên làm món nguội rồi lên bếp phó.
Cách này phù hợp khi quán đã có đội bếp ổn định từ ba người trở lên. Với quán ít người hơn, bạn sẽ khó xây lộ trình kiểu này. Hiệu quả cũng thay đổi theo văn hóa từng quán, nên đừng kỳ vọng một con số đảm bảo.
- Phân ca cố định một phần, báo lịch trước ít nhất một tuần
- Ghi rõ mức lương và các khoản thưởng ngay từ đầu
- Đánh giá định kỳ và có lộ trình thăng tiến cụ thể
Cần bao nhiêu nhân viên bếp cho quán 40 đến 60 chỗ?
Đây là câu hỏi có vẻ đơn giản nhưng sai một chút là vừa thừa người vừa thiếu người vào giờ cao điểm. Số lượng phụ thuộc vào ba yếu tố chính: loại món, số món trên menu và tỉ lệ đơn online.
Quán chuyên món nướng cần người đứng lửa và người sơ chế riêng, nên số người thường nhiều hơn quán món nước với cùng sức chứa. Đơn online lại kéo thêm khối lượng đóng gói mà bếp chính hay bỏ quên khi tính.
| Loại quán | Khung giờ thường | Giờ cao điểm | Lưu ý |
|---|---|---|---|
| Món nướng | 3 người | 5 đến 6 người | Cần người đứng lửa riêng |
| Món nước | 2 người | 4 người | Nồi nước chạy song song |
| Có đơn online lớn | Cộng thêm 1 người | Cộng thêm 1 đến 2 người | Tùy tỉ lệ đơn đóng gói |
Đây chỉ là khung tham khảo. Bạn nên đối chiếu với doanh thu và số đơn thực tế của quán trong hai đến ba tháng, rồi điều chỉnh dần.
Hao hụt nguyên liệu thường đến từ đâu, và kiểm soát ra sao?
Nguyên liệu tươi sống thường chiếm phần chi phí lớn nhất trong bếp, nên một chút hao hụt mỗi ngày cộng lại thành khoản tiền đáng kể mỗi tháng. Hao hụt hay đến từ việc nhập dư theo cảm tính, và từ những món bỏ đi mà không ai ghi nhận.
Cách kiểm soát cơ bản là ghi nhận nhập, xuất, tồn mỗi ngày, rồi so với định lượng của từng món trên công thức. Khi số thực lệch khỏi số lý thuyết, bạn biết ngay vấn đề nằm ở đâu, dù là sơ chế lãng phí hay đổ bỏ khi chưa cần.
Lỗi phổ biến nhất chúng tôi gặp là quán không ghi món bỏ đi. Một đĩa rau trộn bị thừa cuối ca tưởng nhỏ, nhưng nếu lặp mỗi ngày thì sổ sách sẽ lệch mãi mà không biết tại sao.
Có nên dùng phần mềm quản lý bếp và nhân sự không?
Câu trả lời phụ thuộc vào quy mô quán. Quán nhỏ dưới 20 chỗ, một cuốn sổ ghi tay cũng đủ dùng. Quán vừa trở lên, có nhiều ca và nhiều nguồn đơn, thì phần mềm bắt đầu giúp tiết kiệm thời gian thật sự.
Khi chọn, bạn nên xem phần mềm có đồng bộ được với hệ thống order đang dùng hay không. Nếu không đồng bộ, dữ liệu sẽ phải nhập tay hai lần, và đó lại là nguồn sai sót mới.
Có hai hạn chế bạn cần lường trước. Thứ nhất là chi phí và thời gian làm quen, vì nhân viên cần vài tuần để quen thao tác. Thứ hai là tính năng từng phần mềm khác nhau khá nhiều, nên bạn cần tự kiểm chứng bằng bản dùng thử trước khi mua, đừng tin hoàn toàn vào lời giới thiệu.
Bảng tổng hợp để bạn tự đối chiếu
Bảng dưới đây gom năm câu hỏi thành một checklist ngắn. Bạn có thể in ra, đối chiếu với tình hình quán và đánh dấu những chỗ đang cần sửa trước.
| Câu hỏi | Tiêu chí chọn | Đối tượng phù hợp | Hạn chế cần kiểm chứng |
|---|---|---|---|
| Trả lương theo ca hay tháng | Mức biến động khách theo giờ | Quán đông giờ cao điểm hoặc quán ổn định | Mặt bằng lương từng khu vực |
| Giữ chân đầu bếp | Nguyên nhân nghỉ việc phổ biến | Quán có từ ba đầu bếp trở lên | Phụ thuộc văn hóa quán |
| Số lượng nhân viên bếp | Số món và tỉ lệ đơn online | Quán 40 đến 60 chỗ | Cần đối chiếu doanh thu thực |
| Kiểm soát hao hụt | Tỉ trọng nguyên liệu tươi | Mọi quán có bếp chế biến | Phải ghi nhận đều đặn |
| Dùng phần mềm | Quy mô và khả năng đồng bộ | Quán vừa trở lên | Chi phí và tính năng thực tế |
Lộ trình 30 ngày đầu cho quán mới
Quán mới mở thường ôm quá nhiều việc cùng lúc, nên chúng tôi hay khuyên làm dần theo tuần. Tuần đầu, bạn chỉ cần ghi lại lương, ca làm và nhập xuất nguyên liệu mỗi ngày, chưa cần đổi gì.
Sang tuần hai và tuần ba, hãy xem lại vì sao có người nghỉ và điều chỉnh ca cho hợp lý hơn. Đến tuần cuối, đối chiếu hao hụt và cân nhắc có nên đầu tư công cụ quản lý hay chưa, dựa trên số liệu bạn vừa ghi được.
Khi nào nên nhờ đơn vị bên ngoài hỗ trợ?
Nếu quán có nhiều chi nhánh hoặc bạn muốn số hóa quy trình bếp từ đầu, việc nhờ đơn vị tư vấn vận hành có thể đáng cân nhắc. Họ có thể giúp chuẩn hóa quy trình theo đúng mô hình của bạn, thay vì làm theo khuôn chung.
Tuy vậy, quán nhỏ hoàn toàn có thể tự triển khai theo checklist ở trên. Đây chỉ là một phương án tham khảo, bạn không bắt buộc phải làm.
Câu hỏi thường gặp
Quán nhỏ dưới 20 chỗ có cần phần mềm quản lý nhân sự không?
Thường chưa cần. Với số người ít, một bảng tính hoặc sổ ghi tay đủ để theo dõi ca và lương. Khi số ca bắt đầu chồng chéo khó theo dõi, bạn mới nên cân nhắc.
Nên ghi nhận hao hụt nguyên liệu ở mức nào để có ý nghĩa?
Bạn nên ghi nhận hằng ngày với các nguyên liệu chiếm chi phí lớn nhất. Ghi quá chi tiết mà không ai xem lại thì mất công vô ích, nên chọn vài mặt hàng trọng yếu trước.
Có cần hợp đồng riêng cho nhân viên bếp không?
Nên có hợp đồng bằng văn bản để cả hai bên rõ quyền lợi và trách nhiệm. Nội dung cụ thể nên tham khảo quy định pháp luật lao động hiện hành, vì chúng tôi không thay thế được tư vấn pháp lý.
Thời gian thử việc cho đầu bếp nên kéo dài bao lâu?
Theo kinh nghiệm của chúng tôi, thử việc từ hai đến bốn tuần là đủ để thấy tay nghề và thái độ. Thời gian cụ thể vẫn cần đối chiếu với quy định hiện hành.
Làm sao biết lương bếp của mình có đang thấp hơn mặt bằng chung?
Bạn có thể hỏi thêm vài quán cùng khu, hoặc theo dõi tin tuyển dụng trong khu vực. Đừng chỉ dựa vào một nguồn duy nhất, vì mặt bằng lương thay đổi theo thời điểm và vị trí.
Một việc nên làm ngay tuần này
Đừng đợi có vấn đề mới sửa. Hãy mở sổ ghi lại lương, ca và nhập xuất của tuần này, rồi so sánh với bảng checklist ở trên. Chỉ cần làm đều đặn hai tuần, bạn sẽ thấy rõ chỗ nào đang rò rỉ tiền và chỗ nào đang khiến người giỏi bỏ đi.
Ghi chép đều đặn là bước đầu tiên nhưng cũng là bước dễ bỏ nhất. Quán nào làm được việc này đều đặn thường quản lý bếp ổn định hơn hẳn.
Kinh nghiệm quản lý nhân viên nhà hàng hiệu quả có thêm nhiều cách làm cụ thể hơn cho đội ngũ phục vụ, bạn có thể đọc để đối chiếu thêm. Nếu quán bạn đang tính đến chuyện chọn mặt bằng hoặc mở rộng, kinh nghiệm chọn mặt bằng mở quán ăn cũng là một bài liên quan. Về chi phí nguyên liệu, cách tính food cost nhà hàng chính xác giúp bạn nối được số liệu kho với giá bán.
Bạn có thể tham khảo thêm các chương trình đào tạo nghề để tìm nguồn nhân lực bài bản cho đội bếp.