Ca sáng vắng khách, ca tối thì chạy bàn không kịp thở. Đội ngũ bên mình gặp đúng tình huống này ở gần như mọi quán từng nhờ tư vấn. Nếu hai ca cùng một mức lương giờ, người làm ca tối sẽ sớm than phiền. Lúc đó bạn cần xem lại cách tính lương. Đây không chỉ là chuyện chia tiền. Cách tính còn cho nhân viên thấy quán có ghi nhận công sức của họ hay không.
Hướng chúng tôi thường đề xuất khá đơn giản. Tách phần công cơ bản ra khỏi phần bù áp lực, rồi cộng thêm thưởng doanh thu nếu quán có áp dụng. Khi ba phần này nằm riêng trên bảng lương, người làm hiểu tiền của mình đến từ đâu. Quản lý cũng dễ giải thích khi có ai hỏi.
Trả lời nhanh: lương phục vụ theo ca được tính thế nào?
Công thức nền tảng là lương giờ nhân với số giờ làm, cộng phụ cấp phục vụ, rồi cộng thưởng doanh thu của ca. Mỗi thành phần gánh một nhiệm vụ riêng. Lương giờ là phần công cơ bản, trả đều cho mọi giờ làm. Phụ cấp là khoản bù cho khung giờ vất vả. Thưởng gắn với kết quả của ca đó.
Ca tối thường cần phụ cấp cao hơn ca sáng. Lý do khá rõ. Lượng bàn cần phục vụ có thể gấp đôi. Nhân viên đi lại nhiều hơn và phải nhớ nhiều order hơn. Nếu bỏ qua chênh lệch này, người giỏi nhất thường là người xin nghỉ đầu tiên.
Chúng tôi từng dựng một ví dụ để nhóm quản lý dễ hình dung. Một bạn phục vụ có lương giờ 25.000 đồng, làm ca tối 4 tiếng với hệ số phụ cấp 1,3. Phần công cơ bản là 100.000 đồng. Phụ cấp khung giờ đông là 25.000 × 4 × 0,3 = 30.000 đồng. Tổng cộng 130.000 đồng, chưa tính thưởng doanh thu. Đây chỉ là con số minh họa, không phải mức chuẩn cho mọi quán.
Tình huống thực tế: vì sao nhân viên hai ca hay than phiền
Có một quán từng nhờ chúng tôi xem lại bảng lương. Hai nhóm nhân viên gần như có thu nhập ngang nhau, nhưng nhóm ca tối liên tục kêu bị dồn việc. Nhóm ca sáng thì lại thấy mình thiệt. Họ phải mở cửa, lau dọn, sơ chế rau và pha nước chấm, mà không có con số nào để trình bày với quản lý.
Ca tối đông khách nên nhân viên chạy bàn liên tục, gần như không có lúc nghỉ tay. Ca sáng ít khách hơn, nhưng vẫn phải đúng giờ và chuẩn bị nguyên liệu cho cả ngày. Hai công việc khác nhau về áp lực. Nếu lương không phản ánh được điều đó, ai cũng sẽ thấy mình bị thiệt.
Hệ quả thường gặp là nhân viên nghỉ việc hoặc làm qua loa. Làm qua loa ca tối khiến khách chờ lâu. Làm qua loa ca sáng khiến bếp thiếu nguyên liệu lúc trưa. Tiết kiệm được vài chục nghìn tiền lương nhưng mất khách và mất người giỏi thì bài toán đó không đáng làm.
Bước 1: xác định lương giờ cơ bản cho từng vị trí
Lương giờ cơ bản thường được tính bằng cách lấy mức lương tháng đã thỏa thuận chia cho số giờ chuẩn trong tháng. Nếu lương tháng là 4.000.000 đồng và tháng đó có khoảng 176 giờ chuẩn, lương giờ xấp xỉ 22.700 đồng. Con số này nên làm tròn để dễ tính và dễ giải thích cho nhân viên.
Bạn cần phân biệt nhân viên chính thức và nhân viên thời vụ. Người chính thức thường có hợp đồng, bảo hiểm và các khoản phụ cấp cố định. Người thời vụ thường tính theo giờ hoặc theo ca, ít khi được hưởng bảo hiểm. Hai nhóm này không nên dùng chung một bảng lương.
Đừng quên mức lương tối thiểu vùng theo quy định hiện hành. Đây là sàn pháp lý, không phải mốc để so sánh cho vui. Quán trả dưới sàn sẽ đối mặt rủi ro lớn khi bị thanh tra.
Bước 2: thiết kế phụ cấp phục vụ theo khung ca
Chia ca thành các khung giờ rõ ràng: ca sáng, ca trưa, ca tối và ca cuối tuần. Mỗi khung có một hệ số phụ cấp riêng, khung nào đông khách hơn thì hệ số cao hơn. Đây là cách đơn giản nhất để phản ánh áp lực thực tế mà không phải tranh cãi từng ca.
Dưới đây là gợi ý tham khảo, bạn nên điều chỉnh theo lượng khách thật của quán. Ca sáng thường có hệ số 1,0 vì khách ít và phần lớn là công việc chuẩn bị. Ca trưa có thể lên khoảng 1,2, do đông trong một đến hai tiếng cao điểm. Ca tối nên ở mức 1,3 vì khách đến liên tục. Cuối tuần có thể lên 1,4 khi lượng bàn đặt trước dày đặc.
Hệ số chỉ là một con số để nhân viên hiểu cách bạn tính. Nếu bạn không giải thích được vì sao ca tối là 1,3 chứ không phải 1,1, hãy xem lại cách đặt hệ số trước khi áp dụng.
Bước 3: đảm bảo công bằng giữa ca sáng và ca tối
Công bằng không có nghĩa là mọi ca phải giống nhau. Công bằng là mỗi ca được trả đúng với công việc của nó. Muốn làm được điều này, hãy quy đổi công việc ra điểm tương đối, gồm số bàn phục vụ, số món phải ghi nhận và mức độ áp lực. Điểm càng cao thì hệ số càng phù hợp.
Đừng để một người luôn bị dồn ca tối. Hãy luân phiên phân ca theo tuần hoặc theo tháng để ai cũng có lúc làm ca nhẹ. Người gánh ca tối liên tục sẽ kiệt sức sớm, còn người chỉ làm ca sáng sẽ thấy mình không được ghi nhận.
Quan trọng nhất là công khai bảng tính. Khi nhân viên tự kiểm tra được con số của mình, những lời nghi ngờ giảm đi rất nhiều. Bảng tính không cần phức tạp. Một tờ giấy có công thức và hệ số là đủ dùng.
Bước 4: tính thưởng doanh thu và thưởng chuyên cần
Thưởng doanh thu thường được tính theo tỷ lệ phần trăm doanh thu của ca, và có một ngưỡng tối thiểu. Ngưỡng này ngăn việc ca vắng khách vẫn được chia thưởng. Tỷ lệ bao nhiêu tùy biên lợi nhuận của quán, nhưng nên giữ ở mức vừa phải để không ảnh hưởng dòng tiền.
Thưởng chuyên cần dành cho người không nghỉ đột xuất trong tháng. Khoản này giúp giữ người ổn định, nhưng không nên đặt quá cao. Thưởng quá lớn dễ khiến nhân viên ép khách gọi thêm món, hoặc cố đi làm khi đang ốm, cuối cùng gây hại cho cả khách lẫn quán.
Đối chiếu công và chốt lương cuối tháng
Trước khi chốt lương, bạn cần đối chiếu giờ làm thực tế. Đây là lúc bảng chấm công theo ca phát huy tác dụng. Hãy so số giờ ghi nhận với lịch đã xếp để phát hiện ca bị bỏ hoặc đổi mà không báo. Nếu quán chưa có bảng này, bạn có thể tham khảo cách tạo bảng chấm công theo ca giúp quản lý công việc nhà hàng để làm cho gọn.
Sau đó kiểm tra các khoản khấu trừ, tạm ứng và bảo hiểm. Nhiều quán hay quên trừ tạm ứng đã chi trong tháng, khiến nhân viên thắc mắc không đáng có. Hãy gửi bảng lương cho nhân viên trước ngày trả lương để họ có thời gian hỏi lại nếu còn chỗ chưa rõ.
Ví dụ tính lương hai ca trong một tuần
Giả sử nhân viên A làm ca sáng 5 buổi, mỗi buổi 4 tiếng. Nhân viên B làm ca tối 5 buổi, cũng 4 tiếng mỗi buổi. Cả hai cùng lương giờ 25.000 đồng.
- Nhân viên A: công cơ bản 500.000 đồng, phụ cấp hệ số 1,0 là 0 đồng, tổng cộng 500.000 đồng.
- Nhân viên B: công cơ bản 500.000 đồng, phụ cấp hệ số 1,3 là 150.000 đồng, tổng cộng 650.000 đồng.
Chênh lệch 150.000 đồng là khoản bù cho áp lực ca tối. Nếu thấy chênh lệch quá lớn so với thu nhập của cả hai, hãy giảm hệ số hoặc tăng thưởng ca sáng, thay vì để một bên mất cân bằng. Số liệu này chỉ để bạn hình dung cách làm. Quán nên thay bằng con số thật của mình.
Sai lầm thường gặp khi tính lương theo ca
Sai lầm đầu tiên là chỉ trả lương theo giờ và bỏ qua áp lực của ca đông khách. Khi ca tối và ca sáng cùng lương giờ, người làm ca tối sẽ thấy thiệt và sớm tìm việc khác.
Sai lầm thứ hai là không quy định rõ việc hủy ca hoặc đổi ca đột xuất. Ai được bù, và bù bằng cách nào? Nếu không ghi thành quy định, mỗi lần phát sinh lại thành một lần cãi nhau.
Sai lầm thứ ba là tính thưởng không minh bạch. Khi nhân viên không hiểu thưởng từ đâu ra, họ dễ nghi ngờ quản lý ăn bớt. Một bảng tính công khai giải quyết gần hết vấn đề này.
Câu hỏi thường gặp
Lương phục vụ theo ca có bắt buộc phải tách phụ cấp riêng không?
Luật không bắt buộc, nhưng đội ngũ chúng tôi khuyên nên tách. Khi phụ cấp nằm riêng, nhân viên hiểu khoản nào là công, khoản nào là bù áp lực. Điều này cho họ thấy quán thực sự ghi nhận công việc vất vả của mình.
Nên tính phụ cấp theo giờ hay theo ca cố định?
Quán nhỏ thường chọn ca cố định vì đơn giản và dễ theo dõi. Quán có lịch biến động nhiều thì nên tính theo giờ để công bằng hơn. Chọn cách nào cũng được, quan trọng là giữ nhất quán.
Nhân viên thời vụ có được hưởng phụ cấp phục vụ không?
Nên có, dù mức có thể thấp hơn nhân viên chính thức. Nếu người thời vụ làm ca tối đông khách mà không được bù, họ sẽ không quay lại vào dịp cao điểm.
Làm sao xử lý khi nhân viên tranh giành ca tối đông khách?
Hãy đặt quy tắc luân phiên ngay từ đầu, thay vì để nhân viên tự giành. Khi luân phiên rõ ràng, không ai cảm thấy bị ưu ái hay bị bỏ rơi, và tranh chấp giảm đáng kể.
Bảng lương theo ca cần cập nhật bao lâu một lần?
Nên xem lại mỗi quý, hoặc khi có thay đổi lớn như mức lương tối thiểu vùng, giờ mở cửa hay lượng khách. Đừng để bảng cũ cả năm trời, vì nó sẽ không còn phản ánh đúng công việc thực tế.
Nếu chỉ nhớ một điều, hãy nhớ rằng lương theo ca là cách để nhân viên thấy quán công bằng với công việc của họ. Bắt đầu từ công thức đơn giản, công khai bảng tính và điều chỉnh dần theo thực tế. Làm vậy, quán giữ được người giỏi mà không phải trả lương quá tay.