Top 5 kinh nghiệm thực tế về mở quán: vì sao nhiều quán nhỏ đóng cửa trong sáu tháng đầu?
Top 5 kinh nghiệm thực tế về mở quán này được mình đúc kết từ nhiều năm quản lý chuỗi 6 nhà hàng tại TP.HCM. Mình từng thấy không ít quán đông nghịt trong tuần khai trương, nhưng sang tháng thứ ba khách bắt đầu thưa dần. Chủ quán thường loay hoay rất lâu mà chưa biết nguyên nhân nằm ở đâu.
Lý do phổ biến nhất là chủ quán không theo dõi được dòng tiền. Dòng tiền là tiền thật đi vào và đi ra của quán mỗi ngày. Nhiều người chỉ nhìn con số doanh thu rồi yên tâm. Họ quên mất tiền thuê, tiền điện nước, lương nhân viên và phần nguyên liệu tồn kho đang âm thầm bào mòn lợi nhuận.
Trong bài này, mình tổng hợp năm kinh nghiệm thực tế. Mỗi mục có tiêu chí chọn, đối tượng phù hợp và những hạn chế cần cân nhắc. Đọc xong, bạn có thể tự đối chiếu với tình hình quán của mình.
Kinh nghiệm 1: Chọn mặt bằng theo khách mục tiêu, đừng chỉ nhìn vị trí đẹp
Mặt bằng đẹp chưa chắc đã hợp với quán của bạn. Điều quan trọng hơn là ai sẽ đi ngang qua và ghé vào. Dân văn phòng, sinh viên hay gia đình có nhịp sống khác nhau hoàn toàn. Giờ cao điểm của họ cũng không giống nhau.
Mình từng gặp một khách hàng thuê mặt tiền rất đẹp trên đường lớn, trong khi nhóm khách họ nhắm tới lại là nhân viên văn phòng ở khu lân cận. Sau hai tháng, quán chỉ đông vào buổi trưa rồi vắng hẳn. Khi chuyển sang một con hẻm gần khu văn phòng với giá thuê thấp hơn, doanh thu trung bình mỗi ngày tăng rõ rệt.
Tiêu chí chọn rất đơn giản: lưu lượng người qua lại phải đúng nhóm khách bạn muốn phục vụ. Hãy đứng trước mặt bằng dự định vài buổi và đếm số người đi qua trong giờ cao điểm. Con số đó đáng tin hơn nhiều so với cảm giác khi bạn chỉ đi ngang.
Cách này phù hợp nhất với quán ăn nhỏ dựa vào khách quen. Hạn chế là mặt bằng đẹp thường đi kèm giá thuê cao, nên bạn phải tính xem doanh thu dự kiến có đủ hòa vốn hay không trước khi ký hợp đồng.
Kinh nghiệm 2: Lập bảng dự trù vốn chi tiết trước khi thuê mặt bằng
Mình gặp khá nhiều chủ quán ký hợp đồng xong mới nhận ra mình thiếu vốn. Lúc đó thường đã muộn, và họ phải đi vay với lãi suất không mấy dễ chịu. Cách an toàn là viết ra giấy từng khoản trước khi ký bất kỳ thứ gì.
Bạn nên chia vốn thành bốn phần. Phần thứ nhất là tiền thuê mặt bằng, gồm cả tiền cọc. Phần thứ hai là thiết bị, từ bếp, tủ lạnh đến bàn ghế. Phần thứ ba là nguyên liệu ban đầu. Phần cuối cùng, cũng là phần hay bị bỏ qua nhất, là khoản dự phòng đủ để chi trong ba tháng. Khoản này giữ quán sống qua giai đoạn khách chưa quen.
Để có hình dung ban đầu, con số thường gặp là thuê mặt bằng khoảng 10 đến 15 triệu mỗi tháng. Thiết bị bếp dao động từ 30 đến 60 triệu, còn vốn lưu động khoảng 20 đến 30 triệu. Những con số này thay đổi nhiều theo thành phố và loại hình quán, nên bạn cần kiểm chứng lại với giá thị trường ở khu vực của mình.
Kinh nghiệm 3: Chuẩn bị đủ giấy tờ pháp lý trước khi khai trương
Giấy tờ nghe thì nhàm, nhưng thiếu là có thể bị đình chỉ hoạt động giữa chừng. Mình từng thấy một quán mới mở phải tạm ngưng gần hai tuần vì chưa hoàn tất hồ sơ an toàn thực phẩm. Số tiền mất đi trong thời gian đó lớn hơn nhiều so với chi phí làm thủ tục đúng từ đầu.
Thông thường, bạn cần đăng ký kinh doanh, giấy chứng nhận đủ điều kiện an toàn thực phẩm và giấy khám sức khỏe cho nhân viên. Thủ tục khác nhau theo từng địa phương, nên hãy liên hệ trực tiếp cơ quan có thẩm quyền trước khi bắt tay vào làm.
Cách này phù hợp với quán có kế hoạch hoạt động lâu dài. Nếu bạn chỉ định thử nghiệm vài tháng, chi phí và thời gian làm giấy tờ cần được cân nhắc kỹ hơn.
Kinh nghiệm 4: Tính giá bán món dựa trên food cost, không bán theo cảm tính
Food cost là tỷ lệ giữa chi phí nguyên liệu của một món và giá bán của món đó. Nói đơn giản, nó cho bạn biết bao nhiêu phần trăm tiền bán ra dùng để trả tiền nguyên liệu. Đây là chỉ số đầu tiên mình yêu cầu khách hàng theo dõi khi bắt đầu vận hành.
Nhiều quán đặt giá theo cảm tính, thấy quán bên cạnh bán bao nhiêu thì bán theo. Vài tháng sau mới phát hiện món nào cũng đang lỗ mỏng. Bạn nên lấy mức food cost quanh 30 đến 35 phần trăm giá bán làm điểm tham khảo ban đầu, sau đó điều chỉnh cho từng món vì mỗi món có cấu trúc nguyên liệu khác nhau.
Lấy một ví dụ cụ thể: nếu một món có tổng nguyên liệu khoảng 40.000 đồng, giá bán hợp lý nằm trong khoảng 115.000 đến 135.000 đồng. Tuy nhiên, food cost chỉ là một phần bức tranh. Nếu quên tiền nhân công, điện nước và hao hụt, quán vẫn có thể lỗ dù từng món đều có tỷ lệ nguyên liệu đẹp.
Kinh nghiệm 5: Xếp ca nhân viên theo lượng khách thực tế
Quán nhỏ thường xếp ca theo cảm tính. Vì sợ thiếu người, chủ quán xếp dư, và hệ quả là phải trả lương cho những giờ gần như không có khách. Đây là khoản rò rỉ âm thầm nhưng diễn ra liên tục.
Cách làm hiệu quả là trong hai tuần đầu, hãy đếm khách theo từng khung giờ và ghi lại mỗi ngày. Sau đó, chia ca sáng, trưa và tối dựa trên số liệu đó. Khi có dữ liệu thật, bạn sẽ thấy ngay khung giờ nào thừa người và khung nào thiếu.
- Ghi số khách theo từng khung giờ trong ít nhất 14 ngày.
- So sánh số khách với số nhân viên đang trực trong cùng khung đó.
- Điều chỉnh ca cho sát thực tế, ưu tiên bổ sung người vào giờ cao điểm.
Phương pháp này phù hợp với quán có khung giờ cao điểm rõ rệt. Hạn chế là quán mới chưa đủ dữ liệu, nên sau một đến hai tháng bạn vẫn cần điều chỉnh lại cho sát hơn.
Lộ trình áp dụng năm kinh nghiệm trong 90 ngày đầu
Bạn không cần làm hết một lúc. Chia thành ba giai đoạn sẽ dễ theo dõi hơn nhiều.
Tháng đầu, tập trung khảo sát khách mục tiêu, đếm lưu lượng người và chốt mặt bằng. Tháng thứ hai, hoàn tất giấy tờ, chốt bảng dự trù vốn và tính giá món theo food cost. Tháng thứ ba, vận hành thật, theo dõi ca làm và điều chỉnh dựa trên số liệu thu được.
Khi đi qua từng giai đoạn, hãy ghi chép cẩn thận. Số liệu là thứ giúp bạn biết phải sửa ở đâu khi quán gặp vấn đề, thay vì phải đoán mò.
Những sai lầm thường gặp khi áp dụng kinh nghiệm
Sai lầm đầu tiên là sao chép nguyên mô hình của một quán khác. Quán đó có thể đang đông nhờ nhóm khách rất khác với khách của bạn, nên cách làm đó chưa chắc mang lại kết quả tương tự.
Sai lầm thứ hai là chỉ tính food cost mà quên chi phí vận hành. Sai lầm thứ ba là không ghi chép số liệu, khiến bạn không biết nên bắt đầu điều chỉnh từ đâu khi quán gặp vấn đề.
Kiểm chứng và điều chỉnh theo khu vực của bạn
Các con số trong bài chỉ mang tính tham khảo. Thị trường mỗi nơi một khác, nên bạn cần kiểm chứng lại với giá thuê, giá nguyên liệu và hành vi khách hàng tại địa phương mình. Nếu muốn đi sâu hơn về cách chuẩn bị ngay từ đầu, bạn có thể đọc thêm chia sẻ kinh nghiệm mở nhà hàng cho người mới bắt đầu, nơi có nhiều gợi ý thực tế cho giai đoạn đầu.
Khi đã có mặt bằng và menu, bước tiếp theo thường là vận hành. Bạn có thể tham khảo thêm tổng hợp kinh nghiệm giúp quản lý nhân viên nhà hàng hiệu quả để hình dung cách giữ nhịp làm việc ổn định. Với phần định giá món, bạn nên xem cách tính food cost nhà hàng chính xác để định giá món để có công thức cụ thể hơn.
Ngoài ra, nếu bạn quan tâm đến khâu vệ sinh và pháp lý khi vận hành, Bộ Công Thương có các thông tin tham khảo về quản lý kinh doanh thực phẩm mà bạn nên đối chiếu thêm trước khi khai trương.
Câu hỏi thường gặp
Mở quán ăn nhỏ cần vốn tối thiểu bao nhiêu?
Không có con số chung cho mọi nơi. Tham khảo, nhiều quán nhỏ cần từ khoảng 60 đến 100 triệu đồng, tính cả thiết bị, mặt bằng và vốn lưu động. Bạn nên lập bảng dự trù theo khu vực của mình để có con số sát nhất.
Nên chọn mặt bằng ở đâu khi mới khởi nghiệp?
Hãy chọn nơi có nhóm khách bạn muốn phục vụ đi qua thường xuyên, không nhất thiết phải là mặt tiền đắt nhất. Đứng quan sát vài buổi trước khi quyết định là cách rẻ nhất để tránh sai lầm.
Food cost bao nhiêu phần trăm là hợp lý?
Quán thường giữ quanh 30 đến 35 phần trăm giá bán làm điểm tham khảo. Con số này nên điều chỉnh theo từng món, và bạn cần tính thêm chi phí nhân công cùng điện nước.
Quán mới mở cần chuẩn bị giấy tờ gì trước?
Thông thường là đăng ký kinh doanh, giấy chứng nhận đủ điều kiện an toàn thực phẩm và giấy khám sức khỏe nhân viên. Hãy hỏi cơ quan có thẩm quyền ở địa phương vì thủ tục có thể khác nhau.
Bao lâu thì nên đánh giá lại kế hoạch nhân sự?
Sau một đến hai tháng vận hành là hợp lý, khi bạn đã có đủ số liệu đếm khách theo giờ. Từ đó, bạn có thể điều chỉnh ca làm cho sát thực tế hơn.