Trong nhiều quán, lịch làm của nhân viên vẫn được xếp theo cảm tính. Tối đến khách chật kín mà bếp chỉ còn một người đứng. Trưa thì vắng tanh, ba phục vụ đứng nhìn nhau chờ khách. Đó là dấu hiệu rất rõ của việc phân ca chưa đúng. Đội ngũ bên mình đã đi qua không ít quán ở TP.HCM gặp đúng tình trạng này. Vì vậy bài viết dưới đây sẽ đi theo từng bước, để bạn có thể áp dụng ngay. Cách phân ca làm việc cho nhân viên nhà hàng hợp lý không phải chuyện may rủi. Nó là một quy trình, và phải dựa trên số liệu thật.
Vì sao xếp ca sai khiến quán vừa lỗ vừa mệt
Tình huống quen thuộc nhất là giờ vắng thì dư người, giờ đông lại thiếu người. Buổi chiều khách thưa, quán vẫn phải trả lương cho bốn người đứng chờ. Đến giờ cao điểm thì cả đội chạy không kịp tay. Khách phải đợi món lâu, và những đánh giá tiêu cực trên mạng cũng từ đó mà xuất hiện.
Hậu quả bạn cũng dễ đoán. Chi phí nhân sự tăng nhưng doanh thu không tăng theo. Nhân viên bị dồn việc vào giờ đông nên nhanh kiệt sức rồi xin nghỉ. Tuyển lại và đào tạo người mới lại tốn thêm tiền lẫn thời gian. Có một quán bên mình từng theo dõi mất hai người giỏi trong cùng một tháng, và phải làm lại gần như từ đầu. Chi phí ẩn đó thường lớn hơn chúng ta tưởng. Nó không hiện trên bảng lương, nhưng nằm rất rõ trong báo cáo lợi nhuận cuối tháng.
Vì vậy, việc đầu tiên không phải là đổi lịch ngay. Hãy đo lượng khách theo từng giờ. Đừng đoán theo cảm giác, vì cảm giác của chủ quán thường lệch khá xa con số thật. Có khi bạn tin buổi trưa đông nhất, nhưng khi xem báo cáo lại thấy khung 11h30 đến 12h30 mới là lúc cần người nhất.
Nguyên tắc xếp ca theo lượng khách giờ cao điểm
Bạn nên chia ngày làm việc thành vài khung giờ có lượng khách khác nhau. Thông thường gồm buổi sáng, buổi trưa, buổi chiều vắng và giờ tối cao điểm. Mỗi khung có một mức nhân sự riêng. Đừng dùng một đội hình cố định cho cả ngày, vì nhu cầu thực tế thay đổi liên tục theo giờ.
Số nhân viên cần tỉ lệ thuận với số khách và số bàn đang phục vụ. Hai bàn đầy khách cần ít người hơn hẳn so với mười bàn đầy. Đừng nhìn tổng số khách trong cả ngày, mà hãy nhìn số khách trong từng giờ cụ thể.
Mỗi khung giờ thường có đặc điểm riêng. Buổi sáng chủ yếu là khách lẻ, một đầu bếp và một phục vụ là đủ. Buổi trưa đông trong khoảng một đến hai tiếng nên cần thêm người rõ rệt. Chiều vắng là lúc thích hợp để luân phiên nghỉ và dọn dẹp. Giờ tối là khung quan trọng nhất. Hãy đặt người có kinh nghiệm vào đúng giờ đông nhất đó.
Bước 1: Thống kê lượng khách theo giờ trong 2 đến 4 tuần
Bạn cần số liệu thật. Mỗi giờ hãy ghi lại số khách và số đơn. Nếu quán đang dùng máy tính tiền hoặc phần mềm order, thường đã có sẵn báo cáo theo giờ. Chỉ cần xuất ra là bạn đã có căn cứ để làm việc.
Tách riêng những ngày cao điểm như cuối tuần và ngày lễ với những ngày thấp điểm như đầu tuần. Hai nhóm này khác nhau khá nhiều, nên đừng gộp chung để tính. Sau đó lấy trung bình cho từng khung giờ làm căn cứ xếp ca. Dữ liệu từ 2 đến 4 tuần thường đủ để một ngày bất thường không đánh lừa bạn.
Bước 2: Xác định số người cho từng khung giờ
Không có công thức chung nào áp dụng cho mọi quán. Bạn có thể bắt đầu từ số bàn có khách trong khung giờ đó, rồi điều chỉnh dần theo kinh nghiệm thực tế. Khi một khung giờ đầy bàn, hãy tự hỏi: người phục vụ đang bị ngồi chờ bếp ra món, hay đang chạy liên tục? Câu trả lời sẽ cho bạn biết nên thêm người ở đâu.
Đừng gom mọi người thành một khối. Bếp, phục vụ, thu ngân và phụ bếp có công việc khác nhau. Một phục vụ rất giỏi chưa chắc đã làm tốt ở vị trí bếp. Hãy tách từng vị trí để biết chính xác cần bao nhiêu người cho mỗi việc. Với những ngày đột xuất như có đoàn khách lớn hoặc có người nghỉ bất ngờ, nên dự phòng khoảng 10 đến 15% nhân sự. Phần dự phòng này giúp quán không phải gọi người nghỉ về làm gấp trong lúc hỗn loạn.
Thiết kế các mẫu ca phổ biến
Có hai kiểu ca được dùng nhiều nhất. Kiểu thứ nhất là ca gãy, chia thành ca sáng và ca tối với giờ nghỉ ở giữa. Kiểu này hợp với quán có cao điểm ở hai đầu ngày, ví dụ quán cà phê sáng kết hợp phục vụ bữa tối.
Kiểu thứ hai là ca liên tục, kéo dài khoảng 8 đến 10 tiếng. Phù hợp với quán đông khách suốt cả ngày. Nhân viên không phải đi về giữa chừng, nhưng dễ mệt nếu trong ca không có giờ nghỉ hợp lý.
Ca gãy tiết kiệm chi phí giờ vắng, nhưng nhân viên phải chia đôi ngày làm việc nên khó sắp xếp đời sống cá nhân. Ca liên tục giữ được người làm lâu dài hơn, song sẽ tốn chi phí nếu giờ vắng kéo dài. Chọn mẫu nào tùy vào hình dạng đường khách của quán bạn.
Luân phiên và công bằng giờ làm
Ca cuối tuần và ca tối thường là ca vất vả nhất. Nếu để cùng một nhóm làm mãi, họ sẽ nghỉ việc sớm. Hãy luân phiên đều để không ai bị dồn việc. Một cách đơn giản là xoay vòng ca tối theo tuần, để mỗi người lần lượt có những ngày nghỉ được chọn trước.
Cân bằng số giờ làm giữa các nhân viên trong tháng. Người làm nhiều giờ hơn không sao, miễn là được tính lương và đãi ngộ tương xứng. Công bố lịch trước ít nhất một tuần để nhân viên chủ động sắp xếp cuộc sống của họ. Nhiều quán bỏ qua chi tiết này, nhưng nhân viên rất để ý đến sự minh bạch.
Theo dõi, điều chỉnh và ghi nhận bằng bảng chấm công
Lịch xếp xong chưa có nghĩa là xong việc. Mỗi tuần bạn cần đối chiếu số giờ thực làm với lịch đã xếp. Chênh lệch nhỏ là chuyện bình thường, nhưng nếu lệch lớn thì nên xem lại nguyên nhân. Có khi lịch xếp chưa sát thực tế, có khi nhân viên tự đổi ca mà không báo lại.
Khi lượng khách thay đổi theo mùa hoặc theo sự kiện, hãy điều chỉnh lịch ngay. Lưu lại lịch sử ca làm để làm căn cứ tính lương và khen thưởng. Nếu quán chưa có công cụ, bạn có thể tham khảo cách tạo bảng chấm công theo ca giúp quản lý công việc nhà hàng để theo dõi số giờ làm chính xác hơn. Việc tham khảo thêm kinh nghiệm quản lý nhân viên nhà hàng hiệu quả cũng sẽ giúp bạn giữ được đội ngũ ổn định hơn qua các tháng.
Những lỗi thường gặp khi phân ca nhà hàng
Lỗi đầu tiên là xếp ca theo cảm tính hoặc theo người quen, thay vì theo số liệu khách thật. Lỗi thứ hai là quên tính thời gian chuẩn bị và dọn dẹp trước sau giờ mở cửa. Khi đó nhân viên thường phải làm thêm mà không được ghi nhận, và sự bất mãn cứ thế tích tụ.
Lỗi thứ ba đặc biệt nguy hiểm là dồn ca tối cho một nhóm nhân viên. Khi mất hai người giỏi cùng lúc, quán phải chạy lại từ đầu, và khách cũng nhận ra ngay sự thiếu ổn định đó.
Mẫu tham khảo phân ca một ngày cho quán 40 đến 60 chỗ
Đây là một mẫu đội ngũ bên mình từng dùng cho quán cỡ vừa. Bạn không cần sao chép y nguyên, chỉ nên lấy làm điểm xuất phát rồi điều chỉnh theo số liệu của quán mình. Ca chiều chỉ cần ít người vì khách thưa, đây là khung để luân phiên nghỉ và chuẩn bị cho ca tối. Ca tối cần đông người nhất, nên đặt người có kinh nghiệm vào khung này.
Với mẫu này, ca sáng từ 7h đến 14h cần hai bếp, hai phục vụ và một thu ngân. Ca chiều từ 14h đến 17h giữ một bếp và một phục vụ để luân phiên nghỉ. Ca tối từ 17h đến 22h30 là lúc cần đầy đủ nhất, với ba bếp, bốn phục vụ, một thu ngân và một phụ bếp.
Câu hỏi thường gặp
Nên xếp ca theo tuần hay theo tháng?
Chúng tôi khuyên xếp theo tuần. Lượng khách thay đổi khá nhanh, lịch theo tháng khó bám sát thực tế. Nếu quán hoạt động ổn định, bạn có thể lập khung theo tháng rồi điều chỉnh chi tiết theo tuần.
Quán nhỏ chỉ có 3 đến 4 người thì phân ca thế nào?
Với quán nhỏ, khó tách thành ca gãy được. Hãy ưu tiên luân phiên đều và đảm bảo mỗi người có ít nhất một buổi nghỉ mỗi tuần. Khi giờ đông, người không có việc chính nên hỗ trợ thêm ở vị trí còn thiếu.
Có nên cho nhân viên tự đăng ký ca không?
Có thể, nhưng nên đặt điều kiện rõ ràng. Nhân viên đăng ký trước, quản lý vẫn giữ quyền chốt để đảm bảo đủ người ở các khung cao điểm. Cách này vừa thể hiện sự tôn trọng với nhân viên, vừa giúp quán kiểm soát được số người.
Làm sao xử lý khi nhân viên xin đổi ca liên tục?
Đổi ca là chuyện bình thường, nhưng nếu đổi liên tục thì cần trao đổi trực tiếp. Thường người đó đang có việc riêng hoặc lịch làm không phù hợp. Hãy hỏi thẳng và cùng tìm cách sắp xếp lại, thay vì để việc đổi ca kéo dài mãi.