Top 7 điều cần biết về mở quán nghe thì vui, nhưng nhiều người bước vào chỉ vì thấy quán bên cạnh đông khách. Mình đã gặp không ít trường hợp như vậy: mở xong ba tháng thì phải đóng cửa vì chưa ai tính kỹ dòng tiền. Dưới đây là những gì đội ngũ bên mình đúc kết từ nhiều năm đồng hành cùng chủ quán mới, không phải lý thuyết sách vở.
Mở quán cần chuẩn bị những gì ngay từ đầu?
Trước khi nghĩ đến menu hay màu sơn tường, hãy trả lời ba câu hỏi: quán của bạn phục vụ ai, ngân sách tối đa là bao nhiêu, và bạn chịu được rủi ro đến mức nào. Ba câu này nghe đơn giản nhưng thường bị bỏ qua.
Mình từng làm việc với một chủ quán muốn mở quán cà phê view đẹp ở trung tâm, dù nhóm khách chính của anh lại là sinh viên và dân văn phòng khu vực khác. Kết quả là chi phí thuê cao, khách lại không đến đều. Chỉ cần xác định đối tượng sớm, nhiều quyết định phía sau sẽ dễ hơn rất nhiều.
Chọn mô hình quán phù hợp với vốn và năng lực
Mô hình quán quyết định gần như mọi thứ còn lại. Bạn cần nhìn vào ba yếu tố: vốn ban đầu, số giờ bạn có thể trực tiếp có mặt tại quán, và kinh nghiệm bếp hoặc phục vụ bạn đang có.
Quán nhỏ bán take-away hoặc quán cà phê ít nhân sự thường hợp với người vừa đi làm vừa kinh doanh. Chi phí nhân sự thấp hơn rõ rệt. Đổi lại, doanh thu sẽ biến động theo mùa và theo thời tiết, nên bạn phải có sẵn phương án cho những tuần vắng khách.
Đừng tin con số ước tính trên giấy. Hãy hỏi thực tế ở khu vực định mở: giá thuê, phí sang nhượng, chi phí điện nước và mức lương mặt bằng đang trả cho nhân viên. Chênh lệch giữa tưởng tượng và thực tế thường lớn hơn bạn nghĩ.
Vị trí và mặt bằng: nên chọn theo khách mục tiêu
Mặt bằng đẹp không đồng nghĩa với mặt bằng đúng. Một căn nhà mặt tiền đông người qua lại chưa chắc đã có khách ngồi lại, vì người đi ngang thường chỉ mua mang đi hoặc không mua gì.
Khi khảo sát, hãy đứng quan sát vào đúng giờ cao điểm của quán dự định mở. Đếm số người qua lại, xem họ có dừng hay không, và hỏi thêm vài quán lân cận về doanh thu trung bình. Mặt bằng gần khu dân cư hoặc văn phòng thường ổn định hơn so với khu đông khách nhưng toàn người đi ngang.
Người mở quán lần đầu nên ưu tiên vị trí dễ tìm. Nếu có thể, hãy thuê ngắn hạn để thử nghiệm trước khi ký hợp đồng dài. Mặt bằng đắt đỏ thường kéo theo khách đông, nhưng cũng đồng nghĩa với áp lực doanh thu lớn nếu chưa kịp bù tiền thuê.
Thực đơn và cách định giá có tính toán
Thực đơn quá dài là lỗi phổ biến nhất của quán mới. Mỗi món thêm vào là thêm một nhóm nguyên liệu cần tồn kho, thêm công thức bếp phải nhớ và thêm nguy cơ hao hụt. Một thực đơn khoảng 5 đến 10 món chủ lực thường dễ kiểm soát chất lượng hơn nhiều.
Trước khi in menu, hãy lập bảng giá vốn cho từng món. Giá vốn bao gồm nguyên liệu, gia vị và phần hao hụt trong quá trình sơ chế, chưa kể thời gian bếp chuẩn bị. Khi đã có con số cụ thể, bạn mới biết món nào thực sự sinh lời và món nào chỉ đang kéo lợi nhuận xuống.
Nhân sự và cách phân ca làm việc
Với quán có từ 2 đến 5 nhân sự, giai đoạn đầu thường là lúc chủ quán phải trực tiếp tham gia mọi khâu. Điều này không xấu, vì bạn sẽ hiểu rõ từng quy trình trước khi giao lại cho người khác.
Nhân viên nghỉ việc đột ngột gần như là rủi ro chắc chắn ở quán nhỏ. Đừng giả định đội ngũ sẽ luôn ổn định. Hãy chuẩn bị sẵn danh sách người có thể hỗ trợ tạm thời, và ghi lại công thức, quy trình để người mới vào làm quen nhanh.
Khi phân ca, hãy nhìn vào khung giờ đông khách và kỹ năng của từng người. Ca cao điểm không nên để một người vừa pha đồ uống, vừa thu ngân, vừa phục vụ bàn, vì chỉ một lúc đông là cả hệ thống chậm lại.
Thủ tục pháp lý và giấy tờ cần nắm trước khi khai trương
Thủ tục pháp lý nghe khô khan nhưng lại là phần dễ bị bỏ qua nhất. Bạn cần xác định loại hình kinh doanh phù hợp, điều kiện an toàn thực phẩm và các giấy phép theo đúng địa phương nơi đặt quán.
Quy định có thể khác nhau giữa các quận, huyện và thay đổi theo thời gian. Hãy đối chiếu trực tiếp với cơ quan chức năng hoặc hỏi bộ phận hỗ trợ kinh doanh tại địa phương, thay vì tin hoàn toàn vào thông tin chung trên mạng.
Dùng công cụ quản lý và marketing vừa đủ
Quán nhỏ không nhất thiết phải có phần mềm phức tạp ngay từ ngày đầu. Bạn có thể bắt đầu bằng một bảng tính ghi doanh thu hằng ngày, một fanpage hoạt động đều đặn và vài tấm ảnh món ăn chụp bằng điện thoại, miễn là ánh sáng đủ và món trông đúng như thật.
Khi quy mô tăng, nhu cầu quản lý tồn kho và đơn hàng sẽ xuất hiện. Lúc đó hãy dùng thử các phần mềm trước khi đăng ký gói dài hạn, xem chúng có thực sự tiết kiệm thời gian cho đội ngũ hay không.
Kế hoạch tài chính cho ba tháng đầu
Ba tháng đầu thường là giai đoạn doanh thu chưa ổn định, dù món ăn có ngon đến đâu. Bạn cần vốn lưu động đủ để trả chi phí cố định, cùng một khoản dự phòng cho những phát sinh như hỏng thiết bị hay tăng giá nguyên liệu.
Thời gian hòa vốn phụ thuộc nhiều vào vị trí và cách vận hành. Con số dự báo ban đầu chỉ là giả định. Sau vài tuần có dữ liệu thực tế, hãy cập nhật lại bảng tính và điều chỉnh kế hoạch chi tiêu cho sát với thực tế.
Những sai lầm người mới hay mắc khi mở quán
Qua quá trình làm việc với nhiều chủ quán, chúng tôi nhận thấy một số lỗi lặp đi lặp lại:
- Mở quán khi chưa thử nghiệm thực đơn và giá bán với khách thật.
- Đầu tư trang trí quá lớn trong khi chưa kiểm chứng nhu cầu.
- Bỏ qua việc ghi chép chi phí hằng ngày, khiến chủ quán không biết mình đang lãi hay lỗ cho đến khi tiền đã cạn.
Câu hỏi thường gặp
Mở quán nhỏ cần bao nhiêu vốn để bắt đầu?
Con số này thay đổi rất lớn theo mô hình, khu vực và quy mô. Hãy lập danh sách chi phí cố định và chi phí ban đầu, rồi cộng thêm quỹ dự phòng ít nhất vài tháng, thay vì tìm một con số chung cho mọi trường hợp.
Nên chọn mặt bằng thuê hay sang nhượng khi mới mở quán?
Thuê ngắn hạn giúp bạn linh hoạt thử nghiệm. Sang nhượng có thể có khách nhanh hơn nhưng thường kèm chi phí và rủi ro về tình trạng mặt bằng. Hãy khảo sát kỹ trước khi quyết định.
Quán nhỏ có cần phần mềm quản lý ngay từ đầu không?
Không bắt buộc. Khi quy mô còn nhỏ, một bảng tính đơn giản đã đủ dùng. Khi số đơn và số nhân viên tăng, bạn sẽ thấy rõ nhu cầu quản lý tồn kho và doanh thu bằng công cụ chuyên dụng.
Làm sao biết thực đơn của mình có đủ lãi?
Tính giá vốn từng món, cộng hao hụt và chi phí phục vụ, rồi so với giá bán. Nếu biên lợi nhuận quá mỏng, hãy điều chỉnh công thức hoặc giá bán trước khi quán đông khách.
Chủ quán mới nên bắt đầu marketing từ đâu?
Bắt đầu từ một fanpage hoạt động đều đặn, ảnh món ăn rõ nét, cùng địa chỉ và giờ mở cửa chính xác. Ngân sách quảng cáo nên thử nhỏ trước để xem nhóm khách nào phản hồi tốt rồi mới tăng dần.
Nếu bạn đang chuẩn bị mở quán, hãy đọc thêm kinh nghiệm chọn mặt bằng mở quán ăn theo khách mục tiêu để có thêm góc nhìn thực tế. Về giấy tờ, bạn có thể tham khảo danh mục giấy tờ cần có khi mở quán ăn nhỏ. Để hiểu rõ hơn về chi phí nguyên liệu khi định giá món, bạn nên xem cách tính food cost nhà hàng chính xác. Cuối cùng, các quy định về an toàn thực phẩm thay đổi theo thời gian, bạn nên đối chiếu thông tin mới nhất tại Bộ Công Thương trước khi hoàn tất hồ sơ.
Nhìn chung, mở quán là hành trình cần chuẩn bị kỹ từ những việc nhỏ. Khi đã nắm rõ khách, vốn và con số thực tế, bạn sẽ có nền tảng vững hơn nhiều để bước vào giai đoạn vận hành.