Ở bên mình, khi nhắc đến tuyển giám đốc vận hành nhà hàng, chúng tôi thường gặp chủ quán cùng một câu hỏi: người này làm những việc gì mỗi ngày? Giám đốc vận hành, hay GĐVH, chịu trách nhiệm toàn bộ hoạt động của chuỗi hoặc quán ăn quy mô lớn. Họ quản lý bếp, phục vụ, kho và chất lượng món, đồng thời chịu trách nhiệm doanh thu. Nói cách khác, GĐVH là người giữ cho cả hệ thống chạy đều. Bài viết này giúp bạn hình dung rõ vai trò, năng lực cần có và cách chọn người không bị lệch.
Giám đốc vận hành nhà hàng là ai?
GĐVH điều phối bếp, phục vụ, kho và chất lượng món ăn. Đồng thời, họ chịu trách nhiệm kết quả doanh thu. Ở nhiều chuỗi, họ báo cáo trực tiếp cho chủ đầu tư. Mọi quyết định lớn về vận hành đều đi qua họ trước khi xuống tay quản lý ca.
Khác với chủ quán hay quản lý ca, GĐVH làm việc với hệ thống và con số. Quản lý ca xử lý chuyện đang xảy ra hôm nay. GĐVH thì hỏi vì sao chuyện đó lặp lại mỗi tuần và tìm cách sửa tận gốc. Phân biệt được hai cách nghĩ này là bước đầu tiên khi bạn định tuyển.
Với quán nhỏ dưới 20 nhân sự, vai trò này thường được gộp vào chủ quán hoặc một quản lý cấp cao. Chưa cần tuyển riêng cũng hoàn toàn bình thường.
Vì sao nhiều nhà hàng tuyển GĐVH mà không thành?
Lỗi phổ biến nhất là chọn người giỏi bếp rồi giao luôn phần quản trị. Một đầu bếp xuất sắc chưa chắc đọc được báo cáo food cost. Trong khi đó, con số này quyết định quán có lãi hay không. Chúng tôi từng thấy một quán tuyển bếp trưởng lên làm GĐVH. Món ăn ngon lên rõ rệt, nhưng lợi nhuận giảm vì không ai kiểm soát định mức nguyên liệu.
Lỗi thứ hai là tuyển theo bằng cấp hoặc số năm kinh nghiệm chung chung, không hỏi kết quả thực tế. Người ba năm kinh nghiệm có thể chỉ từng đứng ở vị trí ít ảnh hưởng đến doanh thu.
Lỗi thứ ba khá tốn kém. Khi hai người cùng muốn quyết một việc, như nhập hàng hay đổi giá bán, nhân viên sẽ chờ xem ai nói sau cùng. Có quán mất gần hai tuần chỉ vì một đơn nhập thịt bò bị hai người duyệt theo hai hướng khác nhau.
Năng lực nào là bắt buộc ở một GĐVH?
Quản trị chi phí đứng đầu danh sách. Food cost là tỷ lệ giá vốn nguyên liệu trên giá bán món. Labor cost là chi phí nhân công trên doanh thu. Hai con số này cho biết quán đang kiếm tiền ở đâu và rò rỉ ở đâu. Một GĐVH giỏi phải nhìn được điều đó mà không cần chờ kế toán làm báo cáo cuối tháng.
Thứ hai là quản lý nhân sự, cụ thể là tuyển, đào tạo và giữ chân bếp trưởng cùng quản lý ca. Khi bếp trưởng nghỉ đột ngột, nhiều quán gần như tê liệt trong vài ngày. GĐVH giỏi phải lường trước điều này bằng người dự bị và tài liệu hóa công thức món.
Thứ ba, họ cần hiểu quy trình bếp và phục vụ, đồng thời đọc được báo cáo doanh thu theo ca. Không cần giỏi toán, nhưng phải nhận ra ca trưa đang lỗ, ca tối đang lời, và biết hỏi đúng câu: vì sao?
Cuối cùng là khả năng ra quyết định nhanh khi có sự cố, như khách đông đột biến hay hết nguyên liệu giữa giờ cao điểm. Chậm vài phút có thể làm mất cả một đợt khách.
Một ngày làm việc của GĐVH diễn ra thế nào?
Lấy ví dụ một chuỗi bốn quán ở quận trung tâm mà chúng tôi từng theo sát. Sáng sớm, GĐVH kiểm kho và đối chiếu phiếu nhập với định mức từng món. Nếu phiếu nhập thịt heo vượt định mức khoảng 15% trong khi doanh số món đó không tăng, đây là tín hiệu cần kiểm tra ngay. Có thể là hao hụt, cũng có thể là cắt xén.
Đến trưa, giờ cao điểm bắt đầu. GĐVH đứng giữa bếp và sảnh để theo dõi nhịp ra món. Khi khách phàn nàn, họ xử lý trực tiếp, không đợi quản lý ca gọi lên. Điều này giúp đội ngũ hiểu rằng vấn đề được giải quyết ngay tại chỗ.
Chiều, họ họp ca ngắn với bếp trưởng và quản lý phục vụ để chốt kế hoạch nhân sự buổi tối. Cuối ngày, GĐVH xem báo cáo doanh thu so với dự kiến và ghi lại điểm cần điều chỉnh cho hôm sau. Nhịp làm việc đều đặn này mới tạo ra sự ổn định.
Quy trình tuyển GĐVH nên làm như thế nào để giảm rủi ro?
Trước khi đăng tin, bạn cần viết rõ bản mô tả công việc và vài chỉ số KPI cụ thể. Nếu chưa biết mình cần người làm gì, ứng viên giỏi đến đâu cũng khó đo được hiệu quả. Chúng tôi khuyên chủ quán ngồi lại với kế toán và bếp trưởng để thống nhất ba đến năm chỉ số quan trọng nhất.
Khi sàng lọc hồ sơ, hãy ưu tiên kết quả hơn bằng cấp. Hỏi doanh thu quán cũ đã tăng bao nhiêu, tỷ lệ nghỉ việc của nhân viên dưới quyền ra sao, food cost được kiểm soát thế nào. Một ứng viên giữ chân được đội bếp ba năm đáng giá hơn người có hồ sơ đẹp nhưng nhân sự xoay vòng liên tục.
Phỏng vấn nên có câu hỏi tình huống. Ví dụ: quán đang đông khách mà thiếu một bếp phụ, bạn xử lý thế nào trong mười phút đầu? Câu trả lời cho thấy cách người này suy nghĩ. Ứng viên nói được các bước cụ thể thường làm tốt hơn người chỉ đưa ra nguyên tắc chung chung.
Cuối cùng là thử việc từ một đến hai tháng, với mục tiêu cụ thể đã thống nhất từ đầu. Đừng đánh giá chỉ bằng cảm giác. Hãy nhìn vào số liệu của đúng giai đoạn đó.
Mức lương và đãi ngộ tham khảo ra sao?
Cơ cấu phổ biến gồm lương cơ bản cộng thưởng theo doanh thu hoặc lợi nhuận của ca. Phần thưởng gắn với KPI, như chi phí nguyên liệu hay tỷ lệ phục vụ đúng giờ, giúp giảm rủi ro tuyển sai. Người đó chỉ được thưởng khi quán thực sự khỏe lên.
Mức lương thay đổi nhiều theo quy mô quán, khu vực và số chi nhánh. Một quán đơn lẻ ở quận nhỏ và một chuỗi ở trung tâm không thể dùng chung một con số. Bạn nên khảo sát vài quán cùng phân khúc ở địa phương trước khi đặt mức lương.
Thuê GĐVH riêng có lợi và bất lợi gì?
Lợi ích rõ nhất là chủ quán có thời gian phát triển thương hiệu và mở rộng, vì vận hành đã có người chịu trách nhiệm. Khi trách nhiệm được giao rõ ràng, đội ngũ biết phải hỏi ai khi có việc, và các quyết định không còn bị chờ đợi.
Bất lợi là chi phí nhân sự khá cao. Nếu không có hệ thống báo cáo tốt, bạn cũng khó đánh giá hiệu quả và rất dễ rơi vào cảm tính.
Với quán có doanh thu còn thấp, bạn có thể cân nhắc thuê bán thời gian hoặc nhờ tư vấn vận hành theo dự án. Cách này giúp có người giỏi nhìn vào hệ thống mà không phải trả lương toàn thời gian ngay. Khi quy mô đủ lớn, bạn mới tính đến việc tuyển riêng.
Những sai lầm nào hay gặp khi tuyển và giữ chân GĐVH?
Sai lầm đầu tiên là giao trách nhiệm nhưng không giao quyền. GĐVH không có quyền chốt nhà cung cấp hay điều chỉnh ca làm thì khó có kết quả, nhưng chủ quán vẫn đòi hỏi kết quả. Đây là cách nhanh nhất để người giỏi rời đi.
Sai lầm thứ hai là thiếu công cụ theo dõi. Không có số liệu bán hàng và chi phí theo ngày, mọi đánh giá đều dựa vào cảm giác. Các phần mềm quản lý nhà hàng hiện nay có thể làm việc này nhẹ hơn nhiều. Quan trọng là cả hai bên cùng xem một bộ số.
Sai lầm thứ ba là thay đổi chính sách liên tục. Hôm nay đổi giờ đóng bàn, tuần sau đổi cách tính thưởng, đội bếp và phục vụ sẽ bất ổn rồi nghỉ dần. Muốn thay đổi thì nên thử nghiệm trong thời gian ngắn và đánh giá bằng số liệu trước khi áp dụng rộng.
Câu hỏi thường gặp khi tuyển GĐVH nhà hàng
GĐVH nhà hàng khác quản lý nhà hàng ở điểm nào?
Quản lý nhà hàng thường phụ trách một điểm bán cụ thể và vận hành theo ca. GĐVH nhìn toàn hệ thống, bao quát nhiều chi nhánh hoặc nhiều bộ phận, và chịu trách nhiệm về con số tổng thể.
Quán nhỏ có cần thuê GĐVH riêng không?
Thường thì chưa cần. Nếu quán dưới 20 nhân sự, chủ quán hoặc một quản lý cấp cao có thể đảm nhận vai trò này. Khi quán có nhiều ca và nhiều nhà cung cấp, bạn mới nên cân nhắc tuyển riêng.
Nên đánh giá ứng viên GĐVH qua chỉ số nào?
Hãy ưu tiên food cost thực tế ở quán cũ, tỷ lệ giữ chân nhân viên bếp và phục vụ, cùng mức tăng doanh thu trên mỗi ca. Đừng chỉ nhìn tổng doanh thu, vì con số này dễ bị chi phối bởi vị trí địa lý.
Thời gian thử việc phù hợp là bao lâu?
Thường từ một đến hai tháng. Khoảng thời gian này đủ để thấy họ xử lý một đợt cao điểm, một lần nhập hàng và một kỳ báo cáo. Ngắn hơn thì khó đánh giá, dài hơn lại kéo dài sự bất định cho cả hai bên.
Có nên tuyển GĐVH từ ngành khách sạn không?
Hoàn toàn có thể, đặc biệt nếu họ quen quản trị quy trình và báo cáo. Tuy nhiên, bạn cần kiểm tra họ có hiểu nhịp bếp và chi phí nguyên liệu F&B hay không, vì khách sạn và nhà hàng có cấu trúc chi phí khác nhau đáng kể.
Nếu bạn đang xây dựng bộ máy vận hành và muốn tìm hiểu thêm về cách quản lý chi phí, kiểm soát nguyên liệu hay thiết kế quy trình cho quán, bạn có thể tham khảo dịch vụ SEO của MONA Media để hiểu cách đưa thương hiệu quán tiếp cận đúng khách hàng. Ngoài ra, bạn có thể đọc thêm cách thiết kế quy trình vận hành nhà hàng chuẩn, cách tạo bảng chấm công theo ca và cách tính food cost nhà hàng chính xác để chuẩn bị nền tảng trước khi tuyển.