Cách tạo bảng chấm công theo ca giúp quản lý công việc nhà hàng

Hoạt động của một nhà hàng có rất nhiều phần việc khác nhau cần được hoàn thành. Từng công việc khi được xem xét, thực hiện chuẩn xác giúp mỗi tổ có thể hoạt động trơn tru, đạt được mọi mục tiêu đề ra thuận lợi. Đối với bộ phận nhân sự, kế toán thì chấm công theo ca là một yêu cầu cơ bản cần được đảm bảo thực hiện. Tùy thuộc vào đặc điểm phân bố nguồn nhân lực, thời gian làm việc được phân chia cụ thể thì chấm công đúng cách, biết cách tạo bảng chấm công hợp lý góp phần nâng cao đáng kể khả năng quản lý được công việc chất lượng, hiệu quả như yêu cầu.

Yêu cầu khi chấm công theo ca

Giữa nhiều phần mềm quản lý nhà hàng, phần mềm quản lý công việc, dự án hỗ trợ chấm công khác nhau thì tạo bảng excel là một cách đơn giản, hoàn toàn miễn phí, dễ dàng áp dụng với bất kỳ mô hình kinh doanh nhà hàng nào. Tùy thuộc vào tình hình thực tế, thời gian làm việc của công nhân viên việc chấm công cần có sự tính toán, cân đối sao cho thích hợp nhất mới đem lại hiệu quả cao, lý tưởng như yêu cầu.

Thông thường, quy trình làm việc theo ca áp dụng chính cho các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất, hay cung cấp dịch vụ. Trong đó, những đặc điểm chính và nổi bật nhất phải kể tới như:

  • Một ngày làm việc thường sẽ được phân chia thành 2 – 3 ca khác nhau, với mỗi ca quy định tiêu chuẩn là thời gian làm việc trong 8 tiếng.
  • Nhân viên, công nhân của từng đơn vị trong quá trình làm việc có thể được luân chuyển thời gian làm giữa các ca chủ động, thoải mái hàng tuần, hàng tháng để đảm bảo cân đối về mặt thời gian, không ảnh hưởng quá lớn tới cuộc sống sinh hoạt thường ngày.
  • Mỗi người trong doanh nghiệp chỉ được làm việc một ca mỗi ngày, thời gian vượt qua ca làm sẽ được tính vào thời gian làm thêm giờ.
Hoàn thiện đúng yêu cầu tạo nên bảng chấm công chuẩn xác
Hoàn thiện đúng yêu cầu tạo nên bảng chấm công chuẩn xác

Từ đặc điểm hoạt động, phân công và quản lý thời gian làm việc của từng nhân viên, trong một đơn vị theo ca như vậy thì tạo lập bảng chấm công cũng có những yêu cầu, những đòi hỏi riêng cần được đảm bảo. Trong đó, những tiêu chuẩn chính cần đáp ứng là:

  • Có thể xác định được thời gian làm việc vào thời điểm ngày nào, tháng nào,…
  • Thể hiện đầy đủ ca làm việc trong từng ngày cụ thể, thời gian làm việc chi tiết của một ca.
  • Trong ca đó có làm thêm giờ hay không, nếu có thì thời gian làm thêm giờ là bao nhiêu.
  • Thông tin về tổng số thời gian làm việc chính thức của từng nhân viên trong doanh nghiệp.
  • Tổng số giờ làm thêm, làm tăng ca của mỗi nhân viên được thể hiện chi tiết, rõ ràng và cụ three.
  • Thể hiện được thông tin về nghỉ phép hoặc không phép, hay nghỉ chế độ đầy đủ để tính toán lương hàng tháng được thực hiện tốt.

Từ những yêu cầu, thông tin cơ bản cần có đầy đủ trong bảng chấm công thì việc thực hiện cần có những lưu ý riêng, tuân thủ đầy đủ. Thực hiện bảng chấm công trên excel khi có thể thực hiện chuẩn xác, hỗ trợ cho hoạt động quản lý nhân lực của từng đơn vị được thực hiện tốt.

Cách tạo bảng chấm công theo ca bằng excel

Tạo bảng chấm công theo ca bằng excel khi thực hiện cần tuân thủ theo từng bước, tiến hành đúng quy trình. Theo đó, tạo được bảng chấm công phù hợp, chuẩn xác để việc sử dụng để quản lý nhân lực của mỗi công ty, mỗi nhà máy, xưởng sản xuất được thực hiện tốt như yêu cầu.

Hoàn thiện bố cục của bảng chấm công

Ở bố cục của bảng chấm công trên excel thì mỗi nhân viên sẽ có 4 dòng để thể hiện đầy đủ các thông tin cần thiết. Đó là:

  • 3 dòng hoàn thiện tương ứng với 3 ca làm việc, từ đó tiện hơn trong việc theo dõi thời gian làm việc, số buổi làm của từng ca cụ thể.
  • Có đầy đủ một dòng tương ứng là thời gian tăng ca, có thể ghi chú lại rõ ràng và cụ thể để dễ dàng nhận biết.
  • Mỗi tháng chấm công bao gồm có 30 – 31 ngày và tương ứng với đó là 30 – 31 cột được đánh theo số thứ tự.

Khi muốn xác định ngày mà chúng ta đang xem xét là thứ máy chúng ta có thể thực hiện một cách đơn giản với công thức xác định ngày tại dòng số 4. Sử dụng hàm Date dựa trên Năm chính là năm hiện tại, tháng là số tương ứng tại ô B2, và ngày là số tương ứng tại ô D3.

Xác định thời gian đơn giản với vài thao tác
Xác định thời gian đơn giản với vài thao tác

Khi muốn thực hiện việc định dạng Ngày về dạng thứ theo tiếng Anh thì chúng ta sử dụng Custome Format. Ngay vị trí dòng 4 chúng ta tiến hành chọn Format cells > Custome > nhập thông tin vào mục Type là 3 chữ “ddd”. Lúc này, kết quả là giá trị của Ngày được hiển thị ở dòng thứ 4. Việc cuối cùng cần làm để hoàn thành bổ s cục chỉ là kẻ khung, tô màu, hoặc căn chỉnh cỡ chữ, độ rộng,… để đảm bảo đẹp mắt, hài hòa và dễ nhìn nhất.

Cách chấm công theo ca vào bảng

Khi đã tạo được bố cục của bảng chấm công trên excel thì bước tiếp theo cần tiến hành chính là chấm công theo ca vào bảng. Có thể tìm hiểu, xác định cách thức thực hiện chuẩn xác và hiệu quả là vô cùng quan trọng và cần thiết. Nó đảm bảo đem lại hiệu quả quản lý thời gian làm việc, quản lý tính lương được thực hiện tốt, tránh những sai sót có khả năng xảy ra. Trong đó, những lưu ý là:

  • Đối với chấm công theo từn ca thì việc sử dụng ký hiệu hoặc theo số giờ là cách đơn giản nhất để có thể quản lý một cách toàn diện và chuẩn xác.
  • Đối với việc chấm công về thời gian làm thêm giờ, tăng ca thì nên hiển thị trực tiếp bằng số giờ làm của từng ngày công.
  • Việc chấm công làm thêm giờ cần đặc biệt lưu ý chuẩn xác theo ngày, thể hiện cụ thể trong ca nào để có thể chuẩn xác trong khớp lương, tránh những sai sót có khả năng xảy ra.

Chúng ta có thể ví dụ ký hiệu cụ thể để hỗ trợ cho quá trình chấm công theo ca, bằng bảng excel như sau:

  • Đi làm trong ca là X.
  • Nghỉ phép là P
  • Nghỉ không phép là K

Yêu cầu đối với mỗi ngày chỉ có một ca được chấm, đồng thời số giờ tăng cao nếu có cần được chấm kèm ngay trong ngày đó. Lúc đó có được bảng chấm công chuẩn xác cho từng nhân viên được thực hiện tốt. Điều này giúp các công việc tiếp theo đó được thực hiện thuận lợi, dễ dàng.

Cách tính công cuối tháng

Áp dụng công thức để tính công cuối tháng
Áp dụng công thức để tính công cuối tháng

Từ bảng chấm công theo ca sử dụng excel được ứng dụng thích hợp sẽ mang tới cơ sở để các công việc tiếp theo đó được tiến hành thuận lợi, suôn sẻ như yêu cầu. Đối với tính công cuối tháng cho từng nhân viên thì sử dụng hàm COUNTIF giúp việc đếm số công trong ca được thực hiện tốt, nhanh chóng và tránh được sai sót.

  • Số ca làm (X) sẽ được tính bằng công thức: =COUNTIF([Vùng chấm công], “X”)
  • Số ngày nghỉ phép (P) được tính bằng công thức: =COUNTIF([Vùng chấm công], “P”)
  • Số ngày nghỉ không phép (K) được tính bằng công thức: =COUNTIF([Vùng chấm công], “K”)
  • Cuối cùng, sử dụng hàm SUM để có thể tính được tổng số giờ làm thêm với công thức là: =SUM([Vùng chấm công])

Chỉ với vài thao tác đơn giản, hướng dẫn chi tiết và cụ thể trên đây thì tạo bảng chấm công theo ca được thực hiện tốt. Điều này góp phần không nhỏ giúp việc quản lý công việc, quản lý nhân lực hiệu quả. Đây là thông tin cơ bản mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần quan tâm khi duy trì hoạt động của nguồn nhân lực theo ca. Bảng chấm công chính xác là giải pháp để tính toán đúng, có được cơ sở dữ liệu thích hợp để đơn giản việc quản lý và chấm công cho nhân lực của doanh nghiệp mình. Đánh giá thái độ làm việc của nhân viên, hay tính toán lương thưởng đều có thể thực hiện hiệu quả và chuẩn xác như yêu cầu.